Préparé avec l’aide de l’IA et relu pour la clarté, la pertinence et les affirmations non étayées.
Le nettoyage d’un catalogue produit avant automatisation ne consiste pas seulement à corriger des fautes. Il faut surtout supprimer les ambiguïtés qui pourraient conduire à présenter le mauvais format, associer un prix à la mauvaise variante ou annoncer une disponibilité non vérifiée.
Pour un commerce marocain qui reçoit des demandes par WhatsApp, un fichier compréhensible par son propriétaire n’est pas forcément exploitable par un assistant automatisé. Les raccourcis connus de l’équipe doivent devenir des informations explicites, avec une règle de traitement lorsque la donnée manque.
1. Définir les réponses que le catalogue doit permettre
Commencez par les questions réellement posées : quels formats existent, quelle variante correspond à la photo, quel prix s’applique, le produit peut-il être commandé ? Chaque question appelle une source et un niveau de vérification différents.
Le catalogue peut décrire une référence sans connaître son stock actuel. Il peut contenir un prix validé sans couvrir les frais de livraison. Écrire ces limites évite de considérer le fichier comme une réponse universelle.
- Identité : référence, nom commercial et variante.
- Description : caractéristiques provenant de documents validés.
- Conditions commerciales : prix, devise et périmètre concerné.
- Disponibilité : source désignée et moment de sa dernière actualisation.
- Validation : personne responsable, date et éléments contrôlés.
Ne complétez pas les descriptions avec des propriétés supposées. Pour les cosmétiques notamment, le guide pour répondre sans inventer de propriétés précise cette frontière.
2. Donner une identité distincte à chaque variante
Deux formats vendables doivent pouvoir être distingués sans interpréter leur nom. « Lait corporel petit » et « Lait corporel grand » ne suffisent pas si plusieurs fournisseurs utilisent ces expressions différemment.
Attribuez une référence interne stable à chaque variante, tout en conservant séparément la référence fournisseur. Vérifiez que deux lignes ne partagent pas la même référence par erreur. Inversement, deux noms légèrement différents ne prouvent pas qu’il s’agit de produits distincts.
Les noms commerciaux peuvent évoluer ; l’identifiant ne doit pas changer à chaque reformulation. Les appellations courantes, abréviations ou noms employés en darija peuvent être conservés comme aides à la recherche, sans remplacer l’identité officielle du produit.
Un coffret et un article vendu à l’unité doivent également rester distincts, même si leur intitulé principal est identique.
3. Harmoniser les unités sans inventer d’équivalences
Choisissez une présentation cohérente des contenances. Séparez si possible la valeur et l’unité, puis définissez un affichage commun : « 250 ml » plutôt qu’un mélange de « 250ML », « 0,25 L » et « format moyen ».
Une conversion entre litres et millilitres peut être exacte, mais elle doit être vérifiée dans le contexte du produit. Ne convertissez pas une masse en volume sans information appropriée. Un pot de 200 g n’est pas automatiquement un pot de 200 ml.
Contrôlez aussi les quantités vendues : « 2 × 100 ml » décrit un lot, pas nécessairement un flacon de 200 ml. Le conditionnement peut influencer la photo, le prix et la préparation de commande.
Le compromis est simple : harmoniser facilite la recherche, mais effacer les distinctions commerciales réelles produit de mauvaises correspondances.
4. Exemple hypothétique : distinguer deux contenances
Imaginons une boutique de cosmétiques dont le fichier contient « Lotion douce 100 », « Lotion douce 0.25L » et « Lotion douce grand format ». La dernière ligne reprend une photo du flacon de 100 ml, sans référence fournisseur.
Il serait imprudent de supprimer cette ligne comme doublon ou de lui attribuer automatiquement 250 ml. La boutique vérifie d’abord les emballages et les documents produit disponibles.
- Elle confirme deux variantes : 100 ml et 250 ml.
- Elle attribue une référence distincte à chacune.
- Elle rattache chaque photo et chaque prix à la bonne variante.
- Elle classe la ligne ambiguë comme « à examiner », hors des réponses commerciales automatiques.
- Elle consigne la date de vérification et la source utilisée.
Une réponse hypothétique devient : « Ce produit existe en 100 ml et en 250 ml. Quel format recherchez-vous ? » L’assistant ne choisit pas le grand format parce que le client demande simplement « la lotion ». La validation des variantes avant confirmation de commande reste une étape distincte.
5. Traiter les absences et contradictions explicitement
Une case vide ne signifie pas « indisponible », « gratuit » ou « sans parfum ». Définissez des états compréhensibles : information absente, information à confirmer, variante retirée ou donnée validée pour un usage précis.
Lorsqu’une contradiction touche l’identité, la variante ou le prix, suspendez la réponse concernée jusqu’à vérification. Si seule une dimension secondaire manque, l’assistant peut présenter les informations confirmées tout en indiquant ce qu’il ne sait pas.
Désignez une source de référence par type d’information. La fiche fournisseur peut documenter le conditionnement ; le commerce reste responsable de son prix de vente. Une ancienne conversation ne doit pas remplacer silencieusement ces sources.
La date de validation décrit un contrôle passé, pas une garantie permanente. Prévoyez une nouvelle vérification lors d’un changement de fournisseur, de tarif ou de conditionnement.
6. Tester les réponses et organiser les mises à jour
Avant la connexion, préparez des demandes ambiguës : nom abrégé, photo ancienne, format absent, prix contradictoire et produit retiré. Pour chaque cas, écrivez la réponse attendue : préciser la variante, répondre depuis une donnée validée ou transmettre à l’équipe.
Une IA peut rapprocher incorrectement deux appellations malgré un catalogue propre. Testez donc aussi sa capacité à ne pas conclure. Le guide sur la réponse utile en cas d’incertitude complète ce contrôle.
Enfin, désignez qui modifie les fiches et qui autorise leur réutilisation. Pour préparer ce catalogue en vue d’un assistant commercial WhatsApp, vous pouvez échanger avec FlowAgent sur le périmètre des réponses et les vérifications à conserver.